Notizen & Erinnerungen

Mit Notizen kannst du Informationen und Nachfassaktionen zu einem Partner, einem Vertrag, einer Zahlung oder einem Produkt festhalten — direkt dort, wo dieser Datensatz lebt, und bei Bedarf alle an einem Ort für den vollständigen Überblick.

Notizen vs. Erinnerungen

Jeder Eintrag ist entweder eine Notiz oder eine Erinnerung:

• Notiz — eine dauerhafte Information: ein Titel, ein Inhalt, wer sie verfasst hat und wann. Es gibt nichts zu terminieren oder abzuschließen.
• Erinnerung — wie eine Notiz, aber mit einem Fälligkeitsdatum und einer Checkbox erledigt (standardmäßig nicht angehakt). Nutze Erinnerungen für alles, was du bis zu einem bestimmten Datum nachverfolgen musst.

Notizen und Erinnerungen werden in ganz SmoovOps mit unterschiedlichen Symbolen dargestellt: ein kleines Haftnotiz-Symbol für Notizen, ein Glockensymbol für Erinnerungen.

Eine Notiz oder Erinnerung zu einem Datensatz hinzufügen

Öffne einen beliebigen Partner, Vertrag, eine Zahlung oder ein Produkt und gehe zu dessen Detailansicht. Die mittlere Spalte listet alles, was bereits an diesem Datensatz hängt.

1. Klicke oben in der Liste auf Notiz hinzufügen oder Erinnerung hinzufügen.
2. Fülle Titel und Inhalt aus.
3. Lege bei einer Erinnerung außerdem das Fälligkeitsdatum fest.
4. Klicke auf Speichern.

Der neue Eintrag erscheint in der Liste und öffnet sich automatisch in der rechten Spalte, wo du ihn jederzeit einsehen kannst.

Ansehen, Bearbeiten und Löschen

Klicke auf eine beliebige Notiz oder Erinnerung in der mittleren Spalte, um ihren vollständigen Inhalt, den Ersteller und das Erstellungsdatum in der rechten Spalte zu sehen. Von dort aus:

• Bearbeiten — ändere Titel, Inhalt oder (bei einer Erinnerung) das Fälligkeitsdatum.
• Löschen — entfernt den Eintrag nach deiner Bestätigung.
• Erledigt — hake bei einer Erinnerung die Checkbox an (in der Liste oder in der Detailansicht), sobald du sie erledigt hast. Hake sie wieder ab, um eine versehentlich als erledigt markierte Erinnerung wieder zu öffnen.

Eine Notiz kann nicht in eine Erinnerung umgewandelt werden oder umgekehrt — entscheide dich bei der Erstellung, welche der beiden du brauchst.

Automatisch von einem Vertrag erzeugte Erinnerungen

Nicht jede Erinnerung hast du selbst hinzugefügt. Jeder Vertrag erhält automatisch eine Erinnerung für sein Enddatum, und — falls der Vertrag unter seinen Erweiterten Optionen Automatische Verlängerung konfiguriert hat — erstellt SmoovOps weiterhin die jeweils nächste, während du jede als erledigt markierst, solange der Vertrag Aktiv bleibt. Diese verhalten sich genau wie jede andere Erinnerung: Sie erscheinen in der Liste des Vertrags und auf der Notizen-Seite, und du bearbeitest, schließt ab oder löschst sie auf dieselbe Weise. Siehe Automatische Erinnerungen und Zahlungen auf der Verträge-Seite für Details.

Die Notizen-Seite

Notizen in der linken Seitenleiste öffnet eine einzelne Seite, die jede von dir angelegte Notiz und Erinnerung über alle Partner, Verträge, Zahlungen und Produkte hinweg auflistet — ohne dass du jeden Datensatz einzeln öffnen musst, um zu prüfen, was noch offen ist.

• Wechsle zwischen Kachel- und Listenansicht, genau wie auf den Seiten Partner, Verträge, Zahlungen und Produkte.
• In der Listenansicht kannst du auf eine Spaltenüberschrift klicken, um danach zu sortieren; ein erneuter Klick kehrt die Reihenfolge um.
• Jeder Eintrag zeigt, zu welchem Datensatztyp er gehört (Partner, Vertrag, Zahlung oder Produkt).
• Nutze das Suchfeld, um nach Titel oder Inhalt zu filtern, und die Seitennummerierung, falls du viele Einträge hast.
• Klicke auf einen Eintrag, um ihn anzusehen, zu bearbeiten, als erledigt zu markieren oder zu löschen — genau wie von der eigenen Detailseite des Datensatzes aus.

Sobald du einen Eintrag ausgewählt hast, zeigt dessen Detailansicht außerdem eine Schaltfläche neben dem Datensatztyp-Badge — dasselbe Symbol, das auch anderswo zum Springen zu einem verknüpften Datensatz genutzt wird (zum Beispiel der verknüpfte Vertrag einer Zahlung) —, die dich direkt zu dem bestimmten Partner, Vertrag, der Zahlung oder dem Produkt führt, an dem der Eintrag hängt.

Eine neue Notiz oder Erinnerung anzulegen geschieht immer über den konkreten Partner, Vertrag, die Zahlung oder das Produkt, zu dem sie gehört, nicht über die Notizen-Seite selbst — so weiß SmoovOps immer, an welchem Datensatz ein neuer Eintrag hängt.

Überfällige Erinnerungen

Eine Erinnerung wird überfällig, sobald ihr Fälligkeitsdatum erreicht ist und sie noch nicht als erledigt markiert wurde. SmoovOps hebt überfällige Erinnerungen an drei Stellen hervor:

• Eine gelbe Glocke neben Notizen in der linken Seitenleiste — von jeder Seite aus sichtbar, sodass du auf einen Blick weißt, ob etwas deine Aufmerksamkeit braucht.
• Dieselbe gelbe Glocke in der oberen Navigationsleiste, direkt links vom Hell-/Dunkel-Modus-Schalter — sichtbar, selbst wenn die Seitenleiste eingeklappt ist.
• Eine gelbe Glocke (und ein gelbes Fälligkeitsdatum) an der Erinnerung selbst, überall wo sie erscheint — in der eigenen Detailansicht eines Datensatzes und auf der Notizen-Seite.

Sobald du eine überfällige Erinnerung als erledigt markierst oder ihr Fälligkeitsdatum auf ein zukünftiges Datum änderst, verschwindet die gelbe Hervorhebung.