Dokumente

Das Dokumente-Modul lässt dich die mit deinem Geschäft verbundenen Dokumente erstellen und nachverfolgen — Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Briefe, Angebote und Belege. Dokumente sind mit deinen Verträgen und Partnern verknüpft, sodass alles zusammenhängt.

Dokumentstatus

Status	Bedeutung
Entwurf	Das Dokument wird noch vorbereitet oder geprüft.
Final	Das Dokument ist vollständig und abgeschlossen.

Dokumenttypen

Jedes Dokument hat einen Typ: Vertrag, Rechnung, Lieferschein, Brief, Angebot, Beleg oder Sonstiges.

Deine Dokumente ansehen

Gehe zu Dokumente in der linken Seitenleiste. Nutze den Umschalter über der Liste, um zwischen Kachelansicht und Listenansicht zu wechseln — deine Wahl wird beim nächsten Besuch der Seite gemerkt. In der Listenansicht kannst du auf eine Spaltenüberschrift klicken, um danach zu sortieren; ein erneuter Klick kehrt die Reihenfolge um. Nutze das Suchfeld, um nach Name, Dokumentnummer, Partner, Typ oder Status zu filtern.

Die Dokumentvorschau ansehen und in der Größe anpassen

Öffne ein Dokument mit angehängter Datei, und die Detailseite zeigt links deine Details und rechts eine Vorschau der Datei.

Ziehe den dünnen senkrechten Trenner zwischen den beiden Bereichen, um einem von beiden mehr Platz zu geben — die Bereiche lassen sich auch mit den Pfeiltasten in der Größe anpassen, sobald der Trenner den Fokus hat (Pos1 und Ende springen direkt zur schmalsten bzw. breitesten Einstellung).
Die Vorschau zoomt automatisch auf die Breite, die du ihr gibst, sodass ein breiterer Vorschaubereich das Dokument von selbst größer macht — kein separater Zoomschritt nötig.
Nutze die Lupensymbole über der Vorschau, um von dort aus weiter hinein- oder herauszuzoomen, oder die Prozent-Schaltfläche dazwischen, um auf die angepasste Größe zurückzusetzen. Auf einem kleinen Bildschirm werden die beiden Bereiche stattdessen gestapelt, und der Trenner wird nicht angezeigt.
Wo auch immer du den Trenner belässt, wird beim nächsten Öffnen der Detailseite eines beliebigen Dokuments gemerkt, statt jedes Mal wieder bei einer gleichmäßigen 50:50-Aufteilung zu starten.

Dokumente hochladen und automatisch verarbeiten Pro

Jedes Dokument beginnt mit einer hochgeladenen Datei — SmoovOps liest sie für dich aus, statt dich zu bitten, jedes Feld von Hand auszufüllen.

Klicke oben auf der Dokumente-Seite auf Neues Dokument.
Aktiviere oder deaktiviere oberhalb des Uploadbereichs Dokumente bei hoher Erkennungssicherheit automatisch freigeben nach Bedarf — siehe Automatische Freigabe bei hoher Erkennungssicherheit weiter unten. Deine Wahl wird für das nächste Mal gemerkt.
Ziehe eine oder mehrere Dateien in den Uploadbereich, oder klicke auf Dateien auswählen, um sie zu durchsuchen. Jeder Dateityp wird akzeptiert.
Jede hochgeladene Datei erzeugt automatisch ein neues Dokument. SmoovOps liest die Datei im Hintergrund aus — klassifiziert ihren Typ, extrahiert Name, Datum und Dokumentnummer und verknüpft, sobald es sich sicher genug ist, selbstständig den passenden Vertrag und Partner.

Du kannst auch eine weitergeleitete E-Mail (eine .eml-Datei) ablegen, statt der Rechnung oder des Vertrags selbst. SmoovOps erkennt das und extrahiert jedes angehängte PDF oder Bild, wobei pro Anhang ein Dokument erstellt und genauso verarbeitet wird, als hättest du es direkt hochgeladen — die E-Mail selbst wird nicht zu einem Dokument. Enthält die E-Mail keinen Anhang, den SmoovOps verarbeiten kann, wird sie als Fehlgeschlagen markiert, statt stillschweigend übersprungen zu werden. Der Text der E-Mail selbst wird nicht ausgelesen.

Während dies geschieht, zeigt jedes Dokument einen der folgenden Status:

Status	Bedeutung
Ausstehend	Die Datei wurde hochgeladen und wartet auf die Verarbeitung.
Wird verarbeitet	SmoovOps liest die Datei gerade aus.
Verarbeitet	Die Verarbeitung wurde mit hoher Erkennungssicherheit abgeschlossen, und da die automatische Freigabe aktiviert war, wurde das Dokument freigegeben, ohne dass du es prüfen musstest — du kannst es aber trotzdem öffnen, um es zu überprüfen.
Prüfung erforderlich	Die Verarbeitung wurde abgeschlossen, aber entweder war die Erkennungssicherheit bei einem oder mehreren Feldern geringer, oder die automatische Freigabe war deaktiviert — nimm dir einen Moment, um die Felder zu bestätigen oder zu korrigieren, bevor du dich auf das Dokument verlässt.
Fehlgeschlagen	Beim Auslesen der Datei ist etwas schiefgegangen. Der Fehler wird neben dem Dokument angezeigt; du musst es erneut hochladen.

Die Seiten Partner und Verträge haben ihre eigenen Schaltflächen + Aus Datei(en), die dieselbe Verarbeitung nutzen — siehe Partner aus Dateien generieren und Verträge aus Dateien generieren, falls du einen Partner oder Vertrag aus einer hochgeladenen Datei anlegen möchtest statt eines einfachen Dokumentdatensatzes.

Diese vollständige Pipeline — jeder Dateityp, automatische Klassifizierung, Vertrags-/Partnerverknüpfung — ist eine Pro-Funktion. Kostenlose und Starter-Konten erhalten einen Teil davon trotzdem kostenlos: das automatische Auslesen eingehender ZUGFeRD-E-Rechnungen — siehe E-Rechnungen (ZUGFeRD) weiter unten.

Automatische Freigabe bei hoher Erkennungssicherheit Pro

Standardmäßig gibt SmoovOps ein Dokument selbstständig frei, sobald jedes extrahierte Feld — Typ, Name, Datum und Dokumentnummer — seine Sicherheitsschwelle erreicht, sodass du nur die Dokumente prüfen musst, bei denen sich SmoovOps tatsächlich unsicher ist.

Möchtest du lieber jedes Dokument selbst prüfen, egal wie sicher sich SmoovOps ist, deaktiviere Dokumente bei hoher Erkennungssicherheit automatisch freigeben oberhalb des Uploadbereichs auf der Seite der importierten Dateien. Ist die Option deaktiviert, landet jedes hochgeladene Dokument bei Prüfung erforderlich, selbst bei höchster Erkennungssicherheit, bis du es selbst über den Prüfbildschirm speicherst. Deine Wahl wird in deinem Browser gespeichert und gilt beim nächsten Upload — sowohl von der Dokumente-Seite als auch von den Seiten Partner und Verträge Aus Datei(en), da sie alle Dateien auf dieselbe Weise verarbeiten.

Ein automatisch verarbeitetes Dokument prüfen Pro

Sobald ein Dokument Verarbeitet oder Prüfung erforderlich erreicht, wird eine Aktion Prüfen verfügbar — sowohl in der Liste der importierten Dateien als auch auf der eigenen Detailseite des Dokuments.

Der Prüfbildschirm zeigt:

Dieselben Felder wie das reguläre Dokumentformular, vorbefüllt mit der besten Vermutung von SmoovOps. Jedes mit geringer Erkennungssicherheit extrahierte Feld ist mit einem Warnhinweis markiert.
Ein Banner mit einem vorgeschlagenen Vertrag, wenn SmoovOps eine wahrscheinliche Übereinstimmung gefunden hat, sich aber nicht sicher genug war, um sie automatisch zu verknüpfen — klicke auf Diesen Vertrag verwenden, um den Vorschlag zu übernehmen, oder suche selbst nach einem anderen.
Ein schreibgeschütztes Feld mit zusätzlichen, in der Datei gefundenen Details (Absender, Betrag, Währung), die nicht am Dokument selbst gespeichert sind — nützlicher Kontext während der Prüfung, auch wenn das Erstellen einer Zahlung aus diesen Angaben ein separater Schritt ist, genau wie das Anlegen eines Partners daraus — siehe Einen Partner aus einem Dokument anlegen weiter unten.
Die Originaldatei neben dem Formular, standardmäßig an ihren Bereich angepasst, mit Zoom- und Scroll-Steuerung, damit du die extrahierten Daten mit dem Quelldokument abgleichen kannst.

Korrigiere, was nötig ist, und klicke auf Speichern — damit bestätigst du, dass das Dokument geprüft wurde.

E-Rechnungen (ZUGFeRD)

Manche Rechnungen, die du erhältst, sind nicht nur ein PDF — sie tragen eine maschinenlesbare Kopie ihrer Daten direkt in derselben Datei eingebettet, im ZUGFeRD-E-Rechnungsformat. Erkennt SmoovOps eine solche Datei, liest es Absender, Betrag, Datum und Belegnummer direkt aus diesen eingebetteten Daten aus, statt sie aus dem Seitenlayout abzuleiten — die extrahierten Felder sind dadurch exakt statt bestmöglich geschätzt.

Das funktioniert in jedem Tarif, auch Kostenlos und Starter — anders als der Rest der automatischen Dokumentverarbeitung weiter oben, die eine reine Pro-Funktion ist. Lade ein PDF ganz normal hoch; erkennt SmoovOps es als ZUGFeRD-E-Rechnung, wird es genauso ausgelesen und geprüft wie in Ein automatisch verarbeitetes Dokument prüfen weiter oben beschrieben, auch wenn der Rest dieser Pipeline außer Reichweite bleibt. Jeder andere Upload auf einem Kostenlos- oder Starter-Konto bleibt davon unberührt — er wird einfach unverändert gespeichert, ohne dass etwas zu prüfen wäre.

Ein auf diese Weise extrahiertes Dokument trägt ein Abzeichen E-Rechnung (ZUGFeRD) — in der Dokumentenliste, der Kachelansicht und auf der eigenen Detailseite des Dokuments —, damit du auf einen Blick erkennst, welche Dokumente mit garantiert exakten Daten vorliegen.

Einen Partner aus einem Dokument anlegen

Sobald die Absenderdaten eines Dokuments extrahiert wurden — aus einer ZUGFeRD-E-Rechnung in jedem Tarif, oder aus einer regulär per OCR verarbeiteten Datei im Tarif Pro —, zeigt dessen Detailseite eine Schaltfläche Partner aus diesem Dokument anlegen, solange das Dokument noch nicht mit einem Partner verknüpft ist. Ein Klick darauf führt direkt zu demselben Prüfbildschirm, den Partner aus Dateien generieren verwendet, vorbefüllt mit diesem Dokument — ohne die Datei dort erneut hochladen zu müssen.

Mehrere Dokumente nacheinander verarbeiten Pro

Hast du einen Stapel Dateien hochgeladen, musst du sie nicht einzeln aus der Liste öffnen und prüfen. Klicke auf der Seite der importierten Dateien auf Alle prüfen, um direkt zum ältesten Dokument zu springen, das zur Prüfung bereit ist. Von dort aus lässt dich eine kleine Werkzeugleiste oben im Prüfbildschirm durch alles noch Ausstehende blättern:

Speichern bestätigt das aktuelle Dokument und öffnet automatisch das nächste, das geprüft werden muss.
Zurück / Weiter lassen dich manuell zwischen ausstehenden Dokumenten in beide Richtungen springen, ohne zu speichern.
Eine Positionsanzeige (z. B. „2 von 5 ausstehend") zeigt, wie viele Dokumente noch übrig sind.
Das Papierkorb-Symbol löscht das gerade geprüfte Dokument — siehe Unerwünschte Dokumente entfernen weiter unten.

Sobald jedes Dokument geprüft wurde, gelangst du zurück zur Liste der importierten Dateien, die leer bleibt, bis neue Dateien hochgeladen werden. Da Hochladen und Prüfen zu unterschiedlichen Zeiten geschehen können — oder sogar von verschiedenen Personen deines Teams —, spiegelt diese Liste immer wider, was tatsächlich noch aussteht, nicht nur, was du selbst in deiner aktuellen Sitzung hochgeladen hast.

Unerwünschte Dokumente entfernen Pro

Hast du die falsche Datei hochgeladen, oder ein Dokument wurde nie fertig verarbeitet (oder ist fehlgeschlagen), musst du es nicht erst prüfen, um es von der Liste zu bekommen.

Um ein einzelnes Dokument während der Prüfung zu entfernen: klicke auf das Papierkorb-Symbol oben im Prüfbildschirm, neben Speichern/Zurück/Weiter, und dann auf Bestätigen?, um abzuschließen. Das geht auch, wenn es das einzige gerade ausstehende Dokument ist.

Um alles auf einmal zu entfernen: klicke in der Liste der importierten Dateien neben Alle prüfen auf Alle entfernen und dann auf Bestätigen?. Das leert die gesamte Liste — einschließlich Dateien, die bei Ausstehend, Wird verarbeitet oder Fehlgeschlagen hängen geblieben sind, nicht nur solche, die zur Prüfung bereit sind.

In beiden Fällen wird die hinter dem Dokument stehende hochgeladene Datei mit gelöscht — im Speicher bleibt nichts zurück. Das Entfernen eines Dokuments betrifft nur diesen Dokumentdatensatz; es löscht nie einen Partner oder Vertrag, den du bereits aus einem geprüften Dokument angelegt hast.

Ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen

Statt eine Datei hochzuladen, kannst du ein Dokument direkt aus einer Vorlage erstellen — SmoovOps führt deine Firmendaten, einen Partner oder Vertrag und (für Angebote und Rechnungen) deinen Produktkatalog zu einem fertigen Brief oder einer fertigen Rechnung zusammen, bereit zur Vorschau und zum Speichern.

Gehe zu Dokumente und klicke auf Erzeugen.
Wähle unter Vorlage, welche Vorlage genutzt werden soll.
Ist der Typ der Vorlage Brief, Angebot oder Rechnung, erscheint eine Vertragsauswahl. Suche den Vertrag, für den dieses Dokument gilt, und wähle ihn aus:
- Wählst du einen Vertrag aus, werden Name und Adresse des Empfängers automatisch aus dem Partner dieses Vertrags übernommen, und die Empfängerfelder verschwinden aus dem Formular — du musst sie nicht mehr von Hand eintippen.
- Wählst du keinen Vertrag aus, bleiben die Empfängerfelder im Formular, damit du sie manuell ausfüllen kannst.
Bei Angebots- und Rechnungsvorlagen erscheint ein Abschnitt Positionen. Füge für jedes Produkt oder jede Dienstleistung eine Zeile hinzu und wähle Produkt und Menge. Netto, jeweils eine Steuer-Zwischensumme pro genutztem Satz und der Gesamtbetrag aktualisieren sich automatisch, sobald du Zeilen hinzufügst oder änderst.
- Der Einzelpreis jeder Zeile startet mit dem Katalogpreis des Produkts. Ob du ihn ändern kannst, hängt von deiner Rolle und einer von einem Inhaber oder Admin gesteuerten Einstellung ab — siehe Positionspreise überschreiben weiter unten.
- Der Steuersatz jeder Zeile stammt automatisch vom eigenen Steuersatz dieses Produkts (siehe Steuersätze) — hier muss nichts von Hand eingestellt werden. Ist einem Produkt kein Steuersatz zugewiesen, wird seine Zeile mit 0 % behandelt.
- Nutzen deine Zeilen mehr als einen Steuersatz, zeigt das erzeugte Dokument für jeden eine eigene Zwischensumme — zum Beispiel ergeben zwei Zeilen zu 7 % und zwei zu 19 % die Zeilen Netto, Steuer (7 %), Steuer (19 %) und Gesamt.
Fülle die restlichen, von der Vorlage vorgegebenen Felder aus (diese unterscheiden sich je nach Vorlage — eine Rechnung fragt zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer und einem Fälligkeitsdatum).
Füge optional freien Text unter Zusätzlicher Text hinzu — dieser erscheint dort, wo die Vorlage ihn platziert (bei einem Brief zwischen Anrede und Grußformel).
Klicke auf Erzeugen. Rechts erscheint eine Live-Vorschau des fertigen Dokuments.
Von der Vorschau aus kannst du:
- PDF herunterladen — öffnet das Dokument in einem neuen Tab und löst den Druckdialog deines Browsers aus, sodass du es als PDF speichern oder direkt drucken kannst.
- Speichern — legt das Dokument in deiner Dokumente-Liste ab, verknüpft mit dem gewählten Vertrag/Partner, damit du es später wiederfindest, öffnest oder versendest (siehe Dokument versenden weiter unten).

Genau wie auf der Detailseite eines Dokuments (siehe Die Dokumentvorschau ansehen und in der Größe anpassen weiter oben) kannst du die Trennlinie zwischen Formular und Vorschau ziehen, um einer der beiden Seiten mehr Platz zu geben — die Vorschau zoomt automatisch auf die Breite, die du ihr lässt, sodass ein breiterer Bereich das Dokument von selbst größer macht, ganz ohne separaten Zoom-Schritt. Diese Seite merkt sich ihre eigene Aufteilung unabhängig von der Detailseite.

Name, Logo, Website, Steuerdaten und vollständige Kontaktdaten deiner Firma — einschließlich Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und Land — stammen aus deinem Firmenprofil und dessen Haupt-Adresse (siehe Firmenprofil verwalten).

Brief-, Angebots- und Rechnungsvorlagen treten als von deiner Firma stammend auf, daher ist ihre Erzeugung erst möglich, sobald du mindestens den Rechtlichen Namen in deinem Firmenprofil ausgefüllt hast — bis dahin zeigt die Erzeugen-Seite statt des Formulars einen Hinweis mit Link zu den Einstellungen. Vorlagen vom Typ Sonstige verweisen überhaupt nicht auf deine Firmendaten und können immer erzeugt werden, mit oder ohne Firmenprofil.

Eine Rechnung aus einem Angebot erzeugen

Sobald du ein Angebot gespeichert hast, kannst du es in eine Rechnung umwandeln, ohne irgendetwas erneut einzutippen.

Öffne die Detailseite des Angebots.
Klicke auf Rechnung erzeugen.
Du landest auf demselben Bildschirm Erzeugen wie oben, aber vorbefüllt: Eine Rechnungsvorlage ist automatisch ausgewählt, Vertrag/Partner werden vom Angebot übernommen, und die Positionen des Angebots — einschließlich des jeweiligen Steuersatzes zum Zeitpunkt des Angebots — werden übernommen. Hat sich der Steuersatz eines Produkts seitdem geändert, verwendet die übernommene Zeile weiterhin den ursprünglichen Satz des Angebots, nicht den neuen.
Fülle die von der Rechnungsvorlage benötigten Felder aus (etwa Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum) sowie alle weiteren gewünschten Änderungen.
Klicke auf Erzeugen und dann auf Speichern — dadurch entsteht eine neue Rechnung; das ursprüngliche Angebot bleibt unverändert.

Die Detailseite der neuen Rechnung zeigt einen Hinweis Erzeugt aus Angebot …, der zurück zum ursprünglichen Angebot verlinkt.

Ob du die übernommenen Positionen und deren Preise ändern kannst, hängt von deiner Rolle und einer von einem Inhaber oder Admin gesteuerten Einstellung ab — siehe Positionspreise überschreiben weiter unten. Sobald ein Angebot oder eine Rechnung erzeugt und gespeichert wurde, lassen sich die Positionen überhaupt nicht mehr ändern — nur noch die über Bearbeiten verfügbaren Metadatenfelder (siehe Dokument bearbeiten).

Eine konforme E-Rechnung erzeugen (ZUGFeRD/XRechnung)

Jede Rechnung, die du erzeugst (siehe Ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen und Eine Rechnung aus einem Angebot erzeugen weiter oben), kannst du auch als rechtskonforme elektronische Rechnung ausstellen — im selben Hybridformat, das SmoovOps auf der Empfangsseite bereits liest (siehe E-Rechnungen (ZUGFeRD) weiter oben), jetzt auch auf der Versandseite.

Aktiviere auf dem Bildschirm Erzeugen, sobald du eine Rechnungsvorlage ausgefüllt und eine Vorschau erzeugt hast, Als E-Rechnung erstellen (ZUGFeRD) oberhalb der Schaltfläche Speichern.
Klicke wie gewohnt auf Speichern. SmoovOps speichert das Dokument und erzeugt anschließend im Hintergrund die E-Rechnung — währenddessen erscheint kurz der Hinweis E-Rechnung wird erstellt….
Ist das abgeschlossen, enthält das PDF des gespeicherten Dokuments eine maschinenlesbare ZUGFeRD-Kopie der Rechnung eingebettet (im selben Format, das unter E-Rechnungen (ZUGFeRD) beschrieben ist), und zusätzlich wird eine eigenständige XRechnung-Datei gespeichert — das von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland geforderte Format —, herunterladbar von der Detailseite des Dokuments.

Dafür müssen zwei Dinge bereits ausgefüllt sein, da eine konforme E-Rechnung genau angeben muss, wer wem in Rechnung stellt:

Dein eigenes Firmenprofil benötigt eine hinterlegte USt-IdNr., zusätzlich zum bereits für jedes Geschäftsdokument erforderlichen Rechtlichen Namen — siehe Firmenprofil verwalten.
Der Partner, dem du die Rechnung stellst, benötigt eine hinterlegte USt-IdNr. und eine Postanschrift — siehe Partner.

Fehlt eines von beiden, schlägt die Erzeugung der E-Rechnung mit einer Meldung fehl, die genau benennt, was noch auszufüllen ist — der übrige Speichervorgang gelingt trotzdem, sodass nichts verloren geht; ergänze einfach die fehlenden Angaben und versuche es erneut.

Eine erzeugte E-Rechnung trägt auf ihrer Detailseite ein Abzeichen Konforme E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) — zu unterscheiden vom Abzeichen E-Rechnung (ZUGFeRD), das eine empfangene E-Rechnung zeigt (siehe E-Rechnungen (ZUGFeRD) weiter oben) —, sodass du auf einen Blick erkennst, welche deiner ausgehenden Rechnungen das Format erfüllen.

Positionspreise überschreiben

Standardmäßig kann ein reguläres Teammitglied beim Erzeugen eines Dokuments mit Positionen Produkte und Mengen frei wählen, aber der Einzelpreis einer Zeile entspricht immer dem Katalogpreis, und beim Erzeugen einer Rechnung aus einem Angebot sind die übernommenen Positionen gesperrt, so wie sie im Angebot waren.

Ein Konto-Inhaber oder Admin kann Einzelpreise immer ändern und übernommene Positionen bearbeiten, in jedem Tarif. Damit jedes Teammitglied dasselbe kann, aktiviere Teammitgliedern erlauben, Positionspreise zu überschreiben in den Einstellungen — siehe Rechnungs- & Angebotspreise.

Dokumentvorlagen verwalten

Vorlagen werden auf einer eigenen Seite verwaltet, die dem Konto-Inhaber oder Admin in jedem Tarif zur Verfügung steht. Welche Vorlagen du hast, hängt von deinem Tarif ab:

Kostenlos — eine Kündigung und eine Mahnung-Vorlage, beide bearbeitbar.
Starter — dieselben zwei, plus bearbeitbare Angebots- und Rechnungs-Vorlagen.
Pro — dieselben vier, plus die Möglichkeit, so viele eigene Vorlagen hinzuzufügen, wie du möchtest.

Gehe zu Dokumente und klicke auf Vorlagen verwalten.
Wähle eine bestehende Vorlage, um sie zu bearbeiten. Im Pro-Tarif klicke auf Neue Vorlage, um stattdessen eine eigene hinzuzufügen — in Kostenlos und Starter wird diese Schaltfläche durch einen Hinweis ersetzt, dass ein Upgrade auf Pro eigene Vorlagen freischaltet.
Fülle Name und Dokumenttyp der Vorlage aus.
Schreibe das Layout der Vorlage im eingeschränkten Pug-ähnlichen Syntax von SmoovOps, aufgeteilt in drei Abschnitte:
- Inhalt — erforderlich; der Hauptteil des Dokuments.
- Kopfzeile — optional; wird oben auf dem Dokument wiederholt. Sobald du eine Kopfzeile eingegeben oder Firmenlogo anzeigen aktiviert hast (siehe unten), wähle ihre Sichtbarkeit der Kopfzeile: Alle Seiten, Nur erste Seite oder Nur letzte Seite.
- Fußzeile — optional; wird unten auf dem Dokument wiederholt, mit eigener Wahl der Sichtbarkeit der Fußzeile (dieselben drei Optionen).
Kopf- oder Fußzeile leer zu lassen ist völlig in Ordnung — das Dokument hat dann einfach keine.
Aktiviere optional Firmenlogo anzeigen und wähle eine Logo-Position (Oben links oder Oben rechts). Dies nutzt das Logo aus deinem Firmenprofil — hier muss nichts hochgeladen werden.
Füge die von der Vorlage benötigten Formularfelder hinzu — jeweils mit Name, einer Beschriftung auf Englisch und Deutsch, einem Feldtyp und ob es erforderlich ist.
Klicke auf Prüfen. Das kompiliert Kopfzeile, Inhalt und Fußzeile, soweit ausgefüllt, prüft sie auf Fehler und zeigt eine Live-Vorschau mit Beispieldaten (einschließlich deines Logos, falls aktiviert); behebe angezeigte Fehler und prüfe erneut.
Sobald die Prüfung erfolgreich war, wähle einen Status — Entwurf hält die Vorlage von der Erzeugen-Seite fern; Veröffentlicht macht sie dort verfügbar — und klicke auf Speichern.

Speichern ist erst verfügbar, sobald der aktuelle Text von Kopfzeile, Inhalt und Fußzeile erfolgreich geprüft wurde. Änderst du einen davon nach der Prüfung, wird Speichern wieder deaktiviert, bis du erneut prüfst — das stellt sicher, dass eine Vorlage nur genutzt werden kann, wenn sie tatsächlich geprüft wurde.

Eine tarifbereitgestellte Vorlage auf den Originalinhalt zurücksetzen

Die Vorlagen Kündigung, Mahnung, Angebot und Rechnung starten mit von SmoovOps bereitgestelltem Standardinhalt. Bearbeitest und speicherst du eine davon, wird eine eigene Kopie angelegt — von da an zeigt diese Vorlage deine Änderungen, nicht mehr den Standard. Sobald du eine dieser vier Vorlagen angepasst hast, erscheint neben Bearbeiten die Schaltfläche Auf Original zurücksetzen; ein Klick darauf (mit Bestätigungsschritt) verwirft deine Kopie und stellt den aktuellen Standardinhalt wieder her.

Solange du eine tarifbereitgestellte Vorlage nicht angepasst hast, zeigt sie immer den aktuellen SmoovOps-Standard — wird dieser Standard in einem späteren Update verbessert, siehst du die Verbesserung automatisch, ohne etwas tun zu müssen. Sobald du sie angepasst hast, sehen du und dein Team eure eigene Version, und das bleibt so, bis du sie entweder erneut bearbeitest oder auf Auf Original zurücksetzen klickst. Eigene Vorlagen, die du selbst hinzugefügt hast (Pro-Tarif), haben keinen Standard, auf den zurückgesetzt werden könnte, daher zeigen sie diese Schaltfläche nie.

Aussehen der tarifbereitgestellten Vorlagen

Die Vorlagen Kündigung, Mahnung, Angebot und Rechnung sind für die klassische deutsche Geschäftskorrespondenz gestaltet: Die Empfängeradresse sitzt an der Position, die ein Fensterumschlag erwartet, dein Firmenlogo (falls hochgeladen) erscheint oben rechts, und eine Fußzeile am unteren Rand der Seite zeigt deine Geschäftsführung mit Handelsregisterangaben, bis zu zwei Bankverbindungen sowie Telefon/E-Mail — jeweils nur das, was du tatsächlich unter Firmenprofil, Adressen und Bankverbindungen ausgefüllt hast. Was du nicht ausgefüllt hast, wird vollständig weggelassen statt leer angezeigt. Dieses Layout gilt nur für diese vier von SmoovOps bereitgestellten Vorlagen — eine selbst verfasste Vorlage (Pro-Tarif) nutzt das Layout, das du selbst schreibst, einschließlich ihrer eigenen, separaten Einstellung Firmenlogo anzeigen (siehe Schritt 5 oben).

Die vollständige Syntax dieser eingeschränkten, an Pug angelehnten Sprache — jeder Tag, jedes Attribut, jede Schleife und Bedingung, mit ausgearbeiteten Beispielen — findest du in der Vorlagen-Syntax-Referenz, auch als eigenständige PDF verfügbar.

Ein Dokument versenden

Sobald ein Dokument mit einem Partner verknüpft ist und den Status Final hat, wird auf seiner Detailseite eine Aktion Senden verfügbar — für jedes Dokument, ob erzeugt oder hochgeladen. Entwürfe können nicht versendet werden: Setze den Status zuerst auf Final (siehe Ein Dokument bearbeiten).

Öffne das Dokument.
Klicke auf Senden.

Nach dem Versand erscheinen ein Badge Gesendet am und ein Datum am Dokument, und du kannst es jederzeit erneut versenden — jeder Versand aktualisiert das angezeigte Datum. Kann die E-Mail nicht zugestellt werden, erscheint stattdessen eine Fehlermeldung, und das Dokument wird nicht als gesendet markiert.

Ein Dokument bearbeiten

Öffne ein Dokument und klicke auf Bearbeiten, um jedes Feld zu ändern, einschließlich seines Status.

Die Datei eines Dokuments anhängen, ersetzen oder entfernen

Ein Dokument, das ohne Datei erstellt wurde — zum Beispiel eines, das über Importieren hinzugefügt wurde (siehe unten), oder eines, das ohne den Upload-Ablauf erstellt wurde — hat keine Datei zum Ansehen oder Herunterladen. Öffne ein solches Dokument, und du siehst einen Hinweis Datei anhängen, wo normalerweise die Dateivorschau erscheint. Klicke auf Datei auswählen und wähle die Datei von deinem Gerät aus; sie wird sofort hochgeladen und verknüpft, ohne die automatische Verarbeitung von SmoovOps auszulösen, sodass sich keines der bestehenden Felder des Dokuments ändert.

Sobald ein Dokument eine Datei hat, erscheinen neben Datei öffnen zwei weitere Aktionen:

Datei ersetzen — wähle sofort eine neue Datei zum Austauschen; die vorherige Datei wird gelöscht, sobald die neue sicher hochgeladen ist.
Datei entfernen — fragt zur Bestätigung, löscht dann die Datei und versetzt das Dokument zurück in den Zustand „keine Datei angehängt"; die Datei wird aus dem Speicher gelöscht, nicht nur getrennt.

Beide Aktionen löschen die vorherige Datei dauerhaft aus dem Speicher — das lässt sich nicht rückgängig machen. Schlägt die Speicherbereinigung aus irgendeinem Grund fehl, wird das Dokument trotzdem aktualisiert, aber es erscheint eine Warnung, damit du weißt, dass du manuell nachprüfen solltest.

Import & Export Kostenlos

In allen Tarifen, einschließlich Kostenlos, kannst du deine Dokumentenliste in großen Mengen importieren und exportieren.

So importierst du Dokumente:

Klicke oben auf der Dokumente-Seite auf Importieren.
Lade eine CSV-, Excel- (.xlsx) oder ODS-Datei hoch. Die Datei muss eine Kopfzeile enthalten, mit Spalten in dieser Reihenfolge: Name, ID, Dokumenttyp, Vertrag, Partner, Status, Erstellungsdatum, Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtbetrag.
Prüfe die Vorschau und bestätige den Import.

Stimmt die Spalte Vertrag oder Partner einer Zeile mit dem Namen genau eines bestehenden Vertrags oder Partners überein, wird das importierte Dokument automatisch damit verknüpft — beide werden unabhängig voneinander aufgelöst, sodass ein Dokument am Ende mit einem, beiden oder keinem verknüpft sein kann. Ein Name, der zu keinem oder zu mehreren deiner Datensätze passt, bleibt für diese Zeile unverknüpft, und eine Warnung listet auf, welche Zeilen von Hand nachgetragen werden müssen. Die letzten drei Spalten sind optional und nur für Dokumente vom Typ Angebot/Rechnung relevant — lasse sie für alles andere leer.

So exportierst du Dokumente:

Klicke oben auf der Dokumente-Seite auf Exportieren.
Wähle dein bevorzugtes Format: CSV, Excel oder ODS.
Die Datei wird sofort auf dein Gerät heruntergeladen.

Der Export enthält außerdem einige schreibgeschützte Spalten über das hinaus, was der Import akzeptiert: Sendedatum; eine Positionen-Zusammenfassung mit Produkt, Menge, Preis und Steuersatz jeder Zeile; eine Steueraufschlüsselung mit der Steuer-Zwischensumme pro genutztem Satz (siehe Ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen oben); und Erzeugt aus (das Ursprungsangebot, bei einer erzeugten Rechnung — siehe Eine Rechnung aus einem Angebot erzeugen oben). Diese sind rein informativ; das erneute Importieren einer exportierten Datei ignoriert sie einfach.