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Leads

Leads ist ein Add-on, das dir eine einfache Vertriebspipeline gibt — einen Lead erfassen, qualifizieren und direkt in einen Kunden übernehmen, ohne etwas erneut einzugeben. Es steht außerhalb der regulären Kostenlos-/Starter-/Pro-Tarife: Es wird pro Konto freigeschaltet, nicht automatisch mit einem Tarif-Upgrade freigegeben.

Zugang erhalten

Leads wird durch ein Abonnement des Marketing/Sales Funnel-Add-ons (9 €/Monat, pro Konto) freigeschaltet — der Konto-Inhaber oder ein Admin kann es unter Einstellungen > Abrechnung > Tarif aktivieren, im kostenpflichtigen Tarif (Starter oder Pro). Siehe Deinen Tarif verwalten für die Vorgehensweise. Anders als die Seite selbst ist der Leads-Link in der Seitenleiste immer sichtbar, egal ob das Add-on aktiv ist oder nicht — ist es für dein Konto noch nicht aktiv, zeigt das Öffnen der Seite statt deiner Daten eine kurze Meldung. Sobald es aktiv ist, ist keine weitere Aktion nötig, und kündigst du das Add-on später, wird der Zugriff sofort wieder deaktiviert.

Einen Lead erfassen

Klicke auf Neuer Lead und trage einen Namen, eine Quelle und mindestens eine Kontaktmöglichkeit (E-Mail oder Telefon) ein. Du kannst außerdem freie Notizen hinzufügen. Als Quelle stehen Website, Empfehlung, Event, LinkedIn und Sonstiges zur Verfügung — wähle, was den Ursprung des Leads am besten beschreibt, damit du deine Pipeline auf einen Blick nach Kanal aufgeschlüsselt sehen kannst.

Die Pipeline

Jeder Lead durchläuft eine feste Abfolge von Stufen: Lead → Qualifiziert → Gewonnen oder Verloren.

  • Ein neuer Lead startet als Lead.
  • Markiere ihn als Qualifiziert, sobald du bestätigt hast, dass es sich um eine echte, verfolgenswerte Chance handelt.
  • Von beiden Stufen aus kannst du ihn als Verloren markieren, wenn es nicht klappt.
  • Gewonnen wird ein Lead ausschließlich über die Aktion Als Kunde übernehmen weiter unten — es wird nie als einfacher, direkt wählbarer Status angeboten, da die Übernahme als Kunde auch echte Datensätze erzeugt (siehe nächster Abschnitt).
  • Hast du deine Meinung zu einem verlorenen Lead geändert? Ein Reaktivieren-Button auf seiner Detailseite setzt ihn zurück auf Lead und bereit für einen neuen Anlauf — alles andere bleibt unverändert, Kontaktdaten, Quelle und Notizen bleiben erhalten. Ein reaktivierter Lead startet bei Lead statt direkt bei Qualifiziert, du qualifizierst ihn also wie jeden anderen Lead erneut.

Als Kunde übernehmen

Sobald ein Lead Qualifiziert ist, erscheint auf seiner Detailseite die Schaltfläche Als Kunde übernehmen. Sie öffnet ein kleines Bestätigungsfenster mit Vertragsname, Wert, Währung und Startdatum — alles mit sinnvollen Standardwerten vorausgefüllt und vor der Bestätigung editierbar.

Die Bestätigung erstellt in einem Schritt einen neuen Kunden-Partner und einen Entwurfs-Vertrag dafür, ohne dass Felder erneut eingegeben werden müssen, und führt dich direkt zum neuen Vertrag, damit du ihn prüfen, den Wert anpassen und aktivieren kannst. Der Lead selbst wird dann als Gewonnen markiert und zeigt Links zurück zum entstandenen Kunden und Vertrag.

Ist das Vertragslimit deines Tarifs erreicht, wird die Übernahme mit einer eingebetteten Meldung und einem Upgrade-Link blockiert — der Lead bleibt Qualifiziert, es bleibt nichts halb angelegt zurück. Die Übernahme eines Leads erfordert eine Internetverbindung: Die Schaltfläche ist offline deaktiviert, statt die Übernahme für später einzureihen, da dabei verknüpfte Datensätze in deinem gesamten Konto entstehen und nicht nur eine einzelne einfache Änderung.

Offline arbeiten

Leads folgt demselben Offline-Verhalten wie der Rest von SmoovOps: Öffnest du die Seite ohne verfügbare Verbindung, zeigt sie statt einer leeren Ansicht die zuletzt geladenen Leads, gekennzeichnet mit dem Hinweis aus lokalem Cache geladen — Server nicht erreichbar. Leads anlegen, bearbeiten und löschen funktioniert weiterhin offline — deine Änderungen werden eingereiht und automatisch gesendet, sobald du wieder online bist. Die einzige Ausnahme ist die Übernahme eines Leads als Kunde: Sie erfordert immer eine Verbindung, wie oben beschrieben.

Import & Export

Du kannst deine Leadliste in großen Mengen importieren und exportieren, genau wie auf den Partner- und Vertragsseiten.

So importierst du Leads:

  1. Klicke oben auf der Leads-Seite auf Importieren.
  2. Lade eine CSV-, Excel- (.xlsx) oder ODS-Datei hoch. Die Datei muss eine Kopfzeile enthalten, mit Spalten in dieser Reihenfolge: Name, E-Mail, Telefon, Quelle, Notizen. Jede Zeile braucht einen Namen und mindestens eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
  3. Prüfe die Vorschau und bestätige den Import.

Doppelte Leads: Stimmt der Name einer Zeile mit einem bereits vorhandenen Lead überein (Groß-/Kleinschreibung wird nicht unterschieden), fragt SmoovOps, ob die Zeile mit diesem bestehenden Lead zusammengeführt oder ein separater neuer Lead mit demselben Namen angelegt werden soll. Beim Zusammenführen werden nur die Felder überschrieben, die die Zeile tatsächlich enthält (Name, E-Mail, Telefon, Quelle, Notizen), und die Pipeline-Stufe des Leads bleibt stets unverändert — ein zusammengeführter Lead bleibt dort stehen, wo er sich gerade in Lead → Qualifiziert → Gewonnen/Verloren befindet. Enthält deine Datei mehrere Zeilen, die zu bestehenden Leads passen, aktiviere Auf alle verbleibenden Duplikate anwenden, um einmal für alle statt für jede einzeln zu antworten.

So exportierst du Leads:

  1. Klicke oben auf der Leads-Seite auf Exportieren.
  2. Wähle dein bevorzugtes Format: CSV, Excel oder ODS.
  3. Die Datei wird sofort auf dein Gerät heruntergeladen, einschließlich des aktuellen Status jedes Leads und seines Erstellungsdatums, zusätzlich zu den Kontaktdaten.

Der Export eignet sich für Backups, Auswertungen in einer Tabellenkalkulation oder die Migration deiner Daten in ein anderes System.