Veröffentlicht am 4. September 2026
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Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD für die meisten Freelancer die praktischste Wahl: Dein Kunde bekommt ein ganz normal lesbares PDF, seine Software liest die eingebetteten Daten automatisch. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Ansicht und vor allem bei öffentlichen Auftraggebern Standard. Beide Formate sind als E-Rechnung zulässig – ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
ZUGFeRD verbindet zwei Welten: ein PDF für das menschliche Auge und eine XML-Datei für die Software, beides in einer Datei. Das macht den Umstieg für deine Kunden einfach – auch wer noch keine E-Rechnungs-Software hat, kann die Rechnung öffnen, lesen und ausdrucken. Wichtig: Bei Abweichungen zwischen Bild und Daten gilt der XML-Teil.
XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber. Die Datei enthält nur Daten. Wer sie öffnet, sieht ohne passendes Programm nur XML-Code. Für Rechnungen an Behörden kommen oft weitere Anforderungen dazu, zum Beispiel eine Leitweg-ID und die Einreichung über ein Rechnungsportal – kläre das im Einzelfall mit dem Auftraggeber.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht als E-Rechnung, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Auf der sicheren Seite bist du mit dem Profil EN 16931 (früher "COMFORT"), das alle Pflichtangaben nach der europäischen Norm abbildet.
| Dein Kunde | Empfehlung |
|---|---|
| Unternehmen ohne besondere Vorgaben | ZUGFeRD (Profil EN 16931) |
| Unternehmen, das ausdrücklich XRechnung verlangt | XRechnung |
| Behörde / öffentlicher Auftraggeber | XRechnung, plus Vorgaben des Auftraggebers (z. B. Leitweg-ID, Portal) |
| Privatkunde | Kein E-Rechnungsformat nötig |
In SmoovOps (ab dem Starter-Tarif) erzeugst du beim Speichern einer Rechnung mit einem Häkchen beides: ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 und zusätzlich eine XRechnung-Datei. So kannst du jedem Kunden das passende Format schicken.
Eine Texterin arbeitet für eine Agentur und für ein mittelständisches Industrieunternehmen. Die Agentur ist mit dem ZUGFeRD-PDF zufrieden – sie liest es wie jede Rechnung. Die Buchhaltung des Industriekunden hat ihr Eingangssystem dagegen auf XRechnung eingestellt. Weil beide Dateien aus derselben Rechnung entstehen, muss sie nichts doppelt pflegen.
Frag deine Kunden nicht "Wollt ihr E-Rechnungen?", sondern "In welchem Format wollt ihr E-Rechnungen?" Die meisten Unternehmen antworten mit ZUGFeRD oder "egal" – dann bist du mit ZUGFeRD gut aufgestellt.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X? Weitgehend ja. Factur-X ist der deutsch-französische Name desselben Standards; aktuelle ZUGFeRD-Versionen sind technisch mit Factur-X identisch.
Muss mein Kunde einem bestimmten Format zustimmen? Für eine zulässige E-Rechnung ist keine Zustimmung nötig. Es ist trotzdem sinnvoll, das bevorzugte Format abzustimmen, damit die Rechnung reibungslos verarbeitet wird.
Reicht ZUGFeRD für Rechnungen an Behörden? Das hängt vom Auftraggeber ab. Viele Behörden verlangen XRechnung und eine Leitweg-ID – frag vor der ersten Rechnung nach.
Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.
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