Kleinunternehmer und E-Rechnung: was du musst – und was nicht

Veröffentlicht am 18. September 2026

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Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen senden – weder 2027 noch 2028. Deine Rechnungen darfst du weiter als Papier oder PDF verschicken. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 können, wie jedes andere Unternehmen auch. Und wenn ein Kunde es wünscht, darfst du freiwillig E-Rechnungen ausstellen.

Die Ausnahme beim Senden

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 34a UStDV) stellt Rechnungen von Kleinunternehmern von der E-Rechnungspflicht frei. Das gilt unbefristet, nicht nur für die Übergangszeit. Solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt, bleibt dein Rechnungsversand also, wie er ist.

Die Pflicht beim Empfang

Kaufst du bei anderen Unternehmen ein – Software, Hosting, Coworking, Material –, schicken dir diese zunehmend E-Rechnungen. Du musst sie annehmen, lesen und im Originalformat aufbewahren können. Wie das praktisch geht: E-Rechnungen empfangen

Wann du trotzdem über das Senden nachdenken solltest

Große Firmenkunden stellen ihre Buchhaltung auf automatische Verarbeitung um und bitten auch Kleinunternehmer um E-Rechnungen.
Du wächst über die Kleinunternehmergrenze hinaus. Dann gelten für dich die normalen Fristen – je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
Du wechselst freiwillig zur Regelbesteuerung.

Gut zu wissen für SmoovOps-Nutzer

SmoovOps erzeugt E-Rechnungen nur mit einer USt-IdNr. im Firmenprofil, weil eine korrekte E-Rechnung genau ausweisen muss, wer wem eine Rechnung stellt. Viele Kleinunternehmer haben keine USt-IdNr. – für sie ist der Empfang von E-Rechnungen der relevante Teil, und der funktioniert in SmoovOps in jedem Tarif, auch im kostenlosen.

Praxisbeispiel

Ein Yogalehrer mit Kleinunternehmerstatus gibt Kurse für Privatpersonen und einmal im Monat einen Firmenkurs. Für seine Rechnungen ändert sich nichts. Seine Eingangsrechnungen – Raummiete, Buchungssoftware, Versicherung – kommen dagegen zunehmend als E-Rechnung. Er sammelt sie jetzt an einem Ort, statt sie in E-Mails und Downloads zu verteilen.

Was du jetzt tun kannst

Prüfe, ob du E-Rechnungen empfangen und im Original ablegen kannst. Und frag deinen größten Firmenkunden, ob er von dir künftig eine E-Rechnung erwartet – auch wenn du rechtlich nicht dazu verpflichtet bist.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen senden? Nein. Die Befreiung gilt auch nach 2028, solange du Kleinunternehmer bist.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen senden? Ja. Eine E-Rechnung ist immer zulässig.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite? Dann gelten die normalen Regeln: E-Rechnungspflicht ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst spätestens ab 2028.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.

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