E-Rechnungen aufbewahren: was du 8 Jahre lang behalten musst

Veröffentlicht am 9. Oktober 2026

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Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren – die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bei E-Rechnungen zählt dabei nicht das Bild, sondern der strukturierte Datensatz: Die XML-Daten müssen unverändert, vollständig und maschinenlesbar im Originalformat erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein PDF ohne die eingebettete XML-Datei reicht nicht. Das gilt für Rechnungen, die du bekommst, genauso wie für die, die du schreibst.

Was genau aufbewahrt werden muss

Bei ZUGFeRD: die Original-PDF-Datei mit eingebetteter XML – nicht eine "gedruckte" oder neu gespeicherte Kopie, bei der die Daten verloren gehen.
Bei XRechnung: die XML-Datei selbst. Eine lesbare Darstellung kannst du zusätzlich ablegen, sie ersetzt das Original aber nicht.
Bei eigenen Rechnungen: die Datei, die du tatsächlich verschickt hast.

Wo die Daten im Alltag verloren gehen

Die Rechnung wird ausgedruckt und wieder eingescannt.
Ein PDF-Programm speichert eine "optimierte" Kopie ohne Anhänge.
Die XRechnung bleibt als Anhang in einem E-Mail-Postfach, das irgendwann aufgeräumt wird.
Die Datei wird umbenannt und landet in einem von fünf Ordnern – und niemand findet sie bei der Betriebsprüfung.

Ordnung schlägt Technik

Für die meisten Selbstständigen ist die größte Gefahr nicht ein falsches Archivsystem, sondern Streuung: Rechnungen in E-Mails, Downloads, Cloud-Ordnern und auf dem Desktop. Ein fester Ablageort, an dem jede Rechnung als Original landet und mit dem passenden Kunden oder Lieferanten verknüpft ist, löst den größten Teil des Problems. Formal gelten zusätzlich die GoBD – dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie du Belege erfasst und aufbewahrst. Sprich das mit deinem Steuerberater ab.

Praxisbeispiel

Ein Fotograf hatte seine Eingangsrechnungen jahrelang als Ausdruck in Ordnern gesammelt. Mit den ersten E-Rechnungen stellte er auf einen digitalen Ablageort um, an dem jedes Original-PDF zusammen mit Lieferant und Betrag liegt. Den Papierordner führt er nur noch für die wenigen Belege, die weiter auf Papier kommen.

Was du jetzt tun kannst

Lege fest, an welchem einen Ort deine Original-Rechnungsdateien künftig landen. Prüfe dann bei einer aktuellen ZUGFeRD-Rechnung, ob die eingebettete XML-Datei nach deinem Ablageweg noch vorhanden ist.

FAQ

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Reicht es, die E-Rechnung im E-Mail-Postfach zu lassen? Das Postfach ist ein zulässiger Empfangsweg, aber kein verlässliches Archiv. Sicherer ist ein fester Ablageort, an dem die Originaldatei unverändert bleibt.

Darf ich die XRechnung in ein PDF umwandeln und nur das PDF aufbewahren? Nein. Die strukturierten Daten müssen im Originalformat erhalten bleiben. Eine PDF-Ansicht kannst du zusätzlich ablegen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.

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